入札・経審・監査で効くのは、工事台帳の整備です。
本稿では、契約→出来高→検査→請求までの流れを“同じ番号で追える状態”にし、差戻しゼロを目指す実務手順とチェックリストをまとめます。

H2: 台帳の目的をはっきりさせる

何のために：原価管理と証跡（入札・経審・監査）に使うためです。

誰が使うか：現場・経理・入札担当が同じ見方で使えることが条件です。

一本線の原則：契約書（注文書）番号＝台帳番号＝出来高計算書番号＝請求書番号にそろえます。

H2: 台帳の基本レイアウト（テンプレ）

ヘッダー：工事件名／工事場所／発注者／契約区分（元請・下請）／契約金額（税抜・税込の区別）

番号：案件年度-工種-連番（例：25-EL-023）を台帳・契約・出来高・請求・写真台帳すべてに付与

月次欄：材料費／労務費／外注費／経費／出来高（％・金額）

メモ欄：設計変更・追加減額の根拠（変更契約番号・見積日）

ポイント：税込／税抜の基準を台帳の冒頭に明記して、書類間の差異を防ぎます。

H2: 番号運用のルール化（Do）

採番担当を固定（入札担当or工務）し、採番表をチームで共有します。

再発行・差替えは、**番号末尾に版（-R1, -R2）**を付けます。

複数発注に分かれる場合は、親番号＋枝番号（-A, -B）で管理します。

H2: 契約→出来高→検査→請求の“つなぎ方”

契約：注文書・請書に台帳番号を記載。

出来高：出来高計算書のヘッダーに同番号、数量根拠（出来形図・写真）を明記。

検査：合格日・立会者を記録し、検査記録に番号を入れます。

請求：請求書（インボイス）に台帳番号・検査合格日を転記。支払通知と突合します。

H2: 設計変更・追加減額の“後追い”を防ぐ

指示→見積→協議→変更契約→施工の順で運用します。

口頭先行のときは当月内追認を徹底し、変更契約にも台帳番号＋枝番号を付けます。

変更後の出来高・請求にも必ず変更契約番号を記載して連携させます。

H2: 写真・出来形のそろえ方（“見て分かる”台帳）

前・中・後の3点を同じアングルで撮影します。

銘板・スケール・仕様が読める近接写真を1枚入れます。

出来形図面にマーキングし、数量と写真番号を対応させます（例：P-07→VP管400m）。

H2: 電子化・共有フォルダの構成（コピペ可）
/Projects/
25-EL-023_○○庁舎受変電更新/
01_契約
02_台帳
03_出来高
04_検査
05_請求
06_写真（前_中_後/銘板）
07_変更契約（-A,-B…）
99_差替え一覧

差替え一覧には「いつ／どれを／なぜ差し替えたか」を記録します。

H2: 入札・経審で“刺さる”見せ方

1ファイル化：目次PDF＋通し番号で5分で全体像が伝わるようにします。

同種性の強調：経歴書用の要約（名詞＋数量×3）を台帳から抽出します。

社会性との接続：出来高→検査→支払サイトの遵守が分かるよう、支払通知・振込控も束ねます。

H2: よくある差戻しと回避策

番号不一致（契約と請求で番号が違う）

回避：採番表を導入し、請求前チェックで照合します。

税抜／税込の混在

回避：台帳冒頭に基準を明記、全書類を同一基準に統一します。

設計変更の未追認

回避：当月内追認をルール化、変更契約番号で全書類をひも付けます。

写真の説得力不足

回避：銘板・仕様が読める近接を必ず入れ、出来形図と対応表を作成します。

H2: 提出前チェックリスト（現場で使える版）

契約→出来高→検査→請求が同一番号で追える

税込／税抜の基準が統一されている

変更契約番号が出来高・請求にも反映

写真3点＋銘板近接と出来形マーキングが揃っている

差替え一覧が更新済みで、版管理が明確

提出PDFは300dpi・パスなし・通し番号＋目次付き

H2: FAQ

Q. 元請と下請で番号体系が違います。
A. 社内は自社番号を基本にし、相手方番号の対照表を台帳先頭に添えれば運用可能です。

Q. 写真が少ない現場はどう補強しますか。
A. 出来形図・検査記録・試験成績で数量を示し、可能なら完成後の銘板近接だけでも確保します。

Q. 電子と紙が混在します。
A. 最終提出はPDFに一本化し、紙原本指定のものだけ原本添付にします。差替えは差替え一覧で管理します。

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